Con las restricciones globales sobre las reuniones en persona, los organizadores de eventos han estado luchando para trasladar sus reuniones, encuentros sociales y clases en línea. Las principales plataformas de reuniones en línea de Google, Microsoft y Zoom han respondido con una oleada de nuevas funciones y reducciones de precios para ganar estos nuevos clientes, aunque cada una tiene un enfoque diferente. Google Meet aprovecha Gmail de Google, Microsoft Teams se ha convertido en la opción corporativa de referencia, mientras que Zoom ha sido adoptado por prácticamente todos los demás.
Pero no tiene que utilizar un servicio de terceros, también tiene la opción de usar su propio sitio web. Los complementos de calendario de eventos de WordPress han comenzado a responder a este nuevo panorama. Primero, caracterizaremos algunos de los desafíos únicos de mover eventos en línea, luego profundizaremos en cuatro buenas opciones que puede usar para organizar eventos en línea.
Desafíos de los eventos en línea
Los eventos presentan una serie de desafíos. Pero al planificar y administrar un evento en línea, hay algunos que querrá tener en cuenta.
La zona horaria
Al programar un evento en un lugar físico, la hora siempre es local. El concierto comienza a las 8 pm en Seattle sin importar en qué parte del mundo se encuentre.
Las cosas se complican en línea. Una reunión de Zoom puede ser en Nueva York, pero los asistentes en Londres y Hong Kong necesitan saber cuándo unirse. Peor aún, el organizador de su evento podría estar en Nueva Zelanda, programando eventos en Buenos Aires para los asistentes en Ciudad del Cabo. Cada calendario de eventos en línea debe lidiar con la zona desconocida de las zonas horarias.
¿Donde esta el enlace?
Todas las plataformas de reuniones en línea funcionan generando un enlace que se enviará a los asistentes a la reunión. Hacen clic en el enlace para unirse. Invariablemente, no todo el mundo lo entiende, el enlace debe cambiarse en el último minuto o está enterrado en el correo electrónico.
Los problemas de seguridad de Zoom han enseñado a los organizadores a tener cuidado con los enlaces. Deben entregarse de forma segura y confiable solo a los asistentes confirmados.
Mezclar y combinar
Algunos eventos son puramente en línea. Algunos son en persona. Algunos son eventos híbridos en los que las personas pueden asistir a una clase en persona o conectarse en línea. Otros eventos pueden ser en persona, pero con una transmisión en vivo en línea.
Un calendario de eventos debe combinar a la perfección estos escenarios, de modo que los flujos de registro coincidan con el caso de uso. Por ejemplo, los asistentes en persona no deben recibir un enlace para unirse y los asistentes en línea no deben recibir boletos escaneables.
Los mejores complementos de calendario de eventos en línea
Aquí hay cuatro calendarios de eventos que tienen funciones específicas para abordar estos puntos débiles. Hemos utilizado todas las funciones y verificado que están listas para producción para su aplicación.
EventAgent.ai
Lanzado recientemente y totalmente nativo en línea, EventAgent.ai proporciona la mejor experiencia en línea general entre los calendarios generales. Si bien su característica distintiva es el marketing de inteligencia artificial basado en datos para la promoción automatizada de eventos, también incluye varias funciones avanzadas de eventos en línea e híbridos.
El calendario EventAgent.ai detecta la zona horaria del visitante y cambia los eventos en línea a la hora local. Estos eventos están claramente marcados en todas las vistas. Los eventos en persona se muestran en la zona horaria del lugar.
Esto minimiza los errores de programación. Un neoyorquino que visita Seattle sabe que debe presentarse para practicar yoga a las 7 a. M. Si se queda en casa, Pilates a las 11 de la mañana.
El protocolo de seguridad recomendado por Zoom es implementar una sala de espera de Zoom. Este es un vestíbulo virtual donde el anfitrión de Zoom examina personalmente a los asistentes a medida que llegan. Esto es muy engorroso para los anfitriones o proveedores de servicios que necesitan una recepcionista adicional en el vestíbulo para verificar a los asistentes cuando ingresan al vestíbulo, al igual que en una oficina en persona.
EventAgent.ai ofrece una verificación sólida en el momento del registro, por lo que esto no se convierte en un cuello de botella en la puerta. Un evento se puede configurar en Moderado, lo que retrasa la confirmación hasta que el registrador aprueba al asistente. EventAgent.ai proporciona un conjunto completo de herramientas de moderación, que incluyen respuestas personalizadas al formulario de registro y una vista de moderador privado del registro que incluye notas sobre el asistente y su registro de asistencia anterior, que también es útil para verificar los requisitos previos a los cursos.
EventAgent.ai maneja las instrucciones de llegada de manera diferente entre eventos en persona y en línea. Los asistentes en persona reciben un correo electrónico con direcciones de conducción e instrucciones de llegada 24 horas antes de la hora de inicio. En línea, los anfitriones a menudo cambian la URL de unión horas antes del evento y los asistentes llegan a su computadora 5 minutos antes sin poder encontrar el enlace. Los asistentes en línea no reciben el recordatorio de las instrucciones de manejo, pero el enlace llegará a sus casillas de correo electrónico 30 minutos antes de la hora de inicio. Esto facilita enormemente la asistencia.
EventAgent.ai adapta la experiencia de registro al tipo de evento. Los eventos en persona tienen boletos digitales escaneables que los asistentes muestran en los teléfonos en la puerta, mientras que los asistentes en línea se registran automáticamente cuando se unen a la reunión de Zoom.
Finalmente, EventAgent.ai proporciona una verdadera sincronización bidireccional con Zoom. Cambie la hora de un evento y la reunión de Zoom asociada se actualizará automáticamente. Si el enlace para unirse cambia, el nuevo enlace se envía automáticamente a los asistentes. Si la reunión se elimina accidentalmente en Zoom, EventAgent.ai la recuperará si el evento continúa según lo planeado.
El calendario de eventos
El Calendario de eventos es el complemento de eventos más ampliamente instalado y es un elemento permanente en las 10 listas principales. Está respaldado por un impresionante catálogo de complementos que lo hacen muy flexible. El Calendario de eventos: Eventos virtuales es un complemento recientemente lanzado para abordar eventos en línea. Cuando se instala, agrega la siguiente sección al editor de eventos.
Los eventos virtuales pueden conectarse a una cuenta de Zoom, lo que le permite crear enlaces de Zoom desde el editor de eventos. Cuando guarde este evento, creará una reunión correspondiente en su cuenta de Zoom. La mayoría de las otras opciones se refieren a dónde mostrar el enlace Zoom. Incluir el enlace en los correos electrónicos de RSVP garantiza que solo las personas registradas reciban el enlace.
Sin embargo, esta no es una verdadera sincronización bidireccional. Cambiar la hora del evento no se refleja en la reunión de Zoom, por ejemplo, dejar la nueva hora sin un enlace de Zoom que funcione. Eliminar la reunión de Zoom no elimina el enlace de Zoom del evento, por lo que las personas recibirán un enlace inactivo. Esto es poco más que una cómoda copia y pegado del enlace.
El Calendario de eventos tiene un buen soporte para las zonas horarias. Puede establecer zonas horarias por evento y mostrar la zona horaria a los asistentes. Sin embargo, aún deben calcular la hora de los eventos manualmente en función de su zona horaria local.
Calendario de eventos moderno
Modern Event Calendar es otro complemento líder de freemium. Se han concentrado en hacer que sus eventos en línea sean fáciles de encontrar por los motores de búsqueda. Google ha lanzado un nuevo esquema para eventos online y movidos online que dirigirá a los visitantes a un enlace en línea. Si depende en gran medida del SEO para que los asistentes encuentren sus eventos, esta es una actualización valiosa.
Modern Event Calendar también permite que los eventos se muestren en la hora local de los visitantes de su sitio. Esto es exactamente lo que los asistentes en línea necesitan ver. Sin embargo, este no es el enfoque correcto para eventos en persona. Un neoyorquino de visita en Seattle se presentaría en nuestro concierto de las 8 pm a las 11 pm, porque esa es la hora que se muestra en su calendario.
Bookly
Bookly es un complemento de eventos diseñado para el caso de uso específico de personas que reservan citas con proveedores de servicios. Este tipo de flujo de trabajo no se adapta bien a un complemento de calendario estándar, por lo que es bueno ver que este modelo también está recibiendo algo de atención.
Todos los complementos que ofrecen la integración de Zoom requieren conexión a una aplicación de Zoom que se crea desde el Zoom Marketplace. Dependiendo del tipo de integración que requiera el complemento, la creación de la aplicación proporcionará una o dos claves que deben copiarse en la configuración del complemento. Bookly lo hace de esta manera.
A partir de entonces, Bookly proporciona un token para insertar el enlace Zoom en cualquier vista creada personalizada. Esto permite la mayor flexibilidad para la privacidad. El enlace se puede mostrar después de que el visitante reserve una cita o se envíe en un correo electrónico de confirmación.
Cuando el proveedor de servicios revisa las citas, tiene un botón para comenzar la sesión de Zoom en su tablero, lo que hace que el flujo de trabajo sea fluido.
Desafortunadamente, al igual que The Event Calendar, la integración de Zoom de Bookly no es bidireccional. Las ediciones desde Zoom o desde Bookly pueden resultar en reuniones interrumpidas.
Bookly no admite zonas horarias. Tampoco alerta a los visitantes cuando ven el horario desde una zona horaria diferente a la del proveedor de servicios. Esto puede resultar fácilmente en citas perdidas debido a errores de programación.
¿Qué complemento es el adecuado para mí?
Si ya ha invertido en el ecosistema del calendario de eventos, el complemento de eventos virtuales es una valiosa actualización. La integración de Zoom automatiza la creación de URL de reuniones y sus zonas horarias flexibles facilitan mucho las cosas para los asistentes remotos.
Si confía principalmente en los motores de búsqueda para el descubrimiento de eventos, Modern Event Calendar tiene la mejor integración de SEO para alertar a sus asistentes de que los eventos se han movido en línea.
Entre los varios complementos que apuntan a citas de servicio de reserva, Bookly está a la vanguardia con un flujo de trabajo de extremo a extremo perfecto para eventos en línea en su zona horaria local.
Si desea brindar la mejor experiencia a los asistentes, anfitriones y registradores de eventos en línea e híbridos, EventAgent.ai es el camino a seguir. Sus herramientas de promoción automatizadas integradas son una ventaja adicional.
Conclusión
A medida que el mundo se abre lentamente de nuevo a las reuniones en persona, es posible que estemos en un período prolongado de eventos en línea e híbridos. Muchas organizaciones han ganado nuevos clientes en línea, ampliando su alcance más allá de las comunidades locales. La pérdida de estos nuevos clientes a medida que regresan a los servicios en persona es una opción que muchos quieren evitar y que requiere una estrategia en línea a largo plazo. Los complementos en esta revisión forman una pieza vital de esa estrategia.
