Una de las peores partes de la facturación a los clientes es tener que recordar todos los servicios que ofreció al pasar a un software completamente diferente para enviar las facturas a sus clientes. Tienes que acordarte de enviarlos cada dos semanas o meses y se convierte en un gran dolor.
Dado que muchos de nosotros trabajamos en WordPress todo el día, ¿por qué no podemos simplemente enviar facturas mientras estamos en el panel de WordPress? Bueno, tengo buenas noticias para ti. ¡Usted puede! Echemos un vistazo a cómo enviar facturas de clientes a través de WordPress.
Utilice un complemento de WordPress para enviar facturas de clientes a través de WordPress
En realidad, hay bastantes opciones para elegir cuando se trata de enviar facturas a través de WordPress a través de un complemento. Voy a guiarte a través de un tutorial rápido usando el complemento WP-Invoice, pero siéntete libre de seleccionar otra opción, ya que hay muchas para elegir, y entiendo que cada persona y compañía tiene sus propias necesidades de integración y preferencias a la hora de enviar facturas.
WP-Factura
Descargue el complemento WP-Invoice y active el archivo zip en su panel de WordPress. También puede hacer esto yendo a la página de Complementos en el tablero y buscando WP-Invoice.
Una vez que el complemento está activado, puede encontrar la pestaña Factura en el lado izquierdo de su tablero. Haga clic en él y navegue hasta Configuración para comenzar.
Configuración básica
Esto revela la página de configuración básica, donde básicamente puede completar todas las configuraciones predeterminadas que solo tiene que modificar una vez. Por ejemplo, puede escribir el nombre de su empresa para que aparezca en sus facturas. También puede seleccionar una página en particular en su sitio web que muestre las facturas. Recomendaría crear una página de facturas específica para que los visitantes habituales no se topen con esto.
Elija dónde desea colocar las facturas en la página y designe cómo desea aceptar el pago. Especifiqué que quiero facturar a los clientes con PayPal, pero también puede elegir la opción de tarjeta de crédito o cosas como 2Checkout o Stripe. Incluso hay una opción para permitirle al cliente cambiar el método de pago si es necesario.
Si planea aceptar tarjetas de crédito, debe ingresar la información de procesamiento de pago de su pasarela. Esto generalmente requiere tarifas separadas para el procesamiento, y puede encontrar las mejores ofertas para esto en lugares como Authorize.net.
La configuración de PayPal es mucho más simple, con un área para escribir su nombre de usuario de PayPal, una opción de modo de prueba y una URL IPN de PayPal generada automáticamente a partir de su propio nombre de dominio. Haga clic en el botón Guardar todas las configuraciones cuando complete estos campos.
Agregar facturas
Una vez que completa la configuración básica, lo lleva directamente a la página Agregar nuevo, que le permite comenzar con una factura nueva. Siempre puede volver a esta página haciendo clic en la pestaña Agregar nuevo en su panel de control.
Comience escribiendo la dirección de correo electrónico a la que planea enviar la nueva factura. Haga clic en el botón Crear nuevo una vez que haya terminado de escribir el correo electrónico.
El nuevo editor de facturas es bastante similar al editor de WordPress que ve para crear publicaciones y páginas. Cree un título para la factura del cliente y también puede incluir una descripción si necesita enviar un mensaje al cliente.
Desplácese hacia abajo debajo de la descripción para encontrar un área para escribir lo que planea facturar a su cliente. Escriba los servicios o productos por los que está cobrando y modifique el precio y la cantidad. No dude en incorporar descuentos o agregar líneas adicionales si tiene más artículos para incluir.
Justo debajo de eso, puede cambiar la configuración de pago para especificar qué tipo de moneda acepta y qué métodos de pago están permitidos. Me gusta mucho cómo también te ofrecen una opción para aceptar pagos manuales.
Opciones de facturación
Si va a la barra lateral derecha, encontrará algunas características interesantes para permitir el pago parcial o la facturación recurrente. Si hace clic en la opción de pago parcial, simplemente ingrese el pago mínimo que está dispuesto a aceptar. Si selecciona la opción de facturación recurrente, hay varios campos para completar, como intervalos, ciclos de facturación y en qué sistema de procesamiento de pagos está trabajando.
Si se desplaza hacia abajo un poco más en la columna del lado derecho, puede completar los detalles de Información del usuario. Esta es la información personal del cliente al que planea enviar la factura. Por lo tanto, asegúrese de que todo esté correcto y elija la dirección de correo electrónico adecuada para que no llegue a la persona equivocada. Las opciones incluyen nombre, apellido, empresa, número de teléfono y más.
Haga clic en el botón Guardar para completar el proceso. Sin embargo, el hecho de que presione Guardar no significa que la factura se envió. Tiene varias opciones para enviar la factura. Elija Ver en línea, Ingresar pago o Enviar notificación.
Si ve la factura en su sitio web, simplemente puede tomar este enlace y enviarlo por correo electrónico al cliente si así es como funciona su proceso de facturación. Luego pueden revisar la factura en línea y hacer clic en el botón Procesar pago que los redirige a PayPal oa una página de procesamiento de tarjetas de crédito.
Si hace clic en la opción Enviar notificación, esto le permite enviar un correo electrónico rápido a través de WordPress, indicándole a su cliente que la factura está disponible. Me gusta más esta opción porque no tienes que abrir tu cliente de correo electrónico para enviar la notificación. Simplemente escriba la dirección de correo electrónico a la que desea enviarlo y cambie el mensaje como desee. Haga clic en el botón Enviar notificación y recibirán un enlace rápido a su factura.
Una vez que alguien realiza un pago, se etiqueta automáticamente como Pagado a través del sistema de facturación de WordPress. No tienes que hacer nada después de esto. Sin embargo, si alguien le paga con un cheque o elige otro método de pago, también puede hacer clic en el botón Ingresar pago para registrar el pago manualmente.
Elija que recibió el pago. Este menú desplegable también le ofrece opciones para reembolsos y ajustes. Escriba cuánto le pagó el cliente, junto con una fecha y anótelo si es necesario. Haga clic en el botón Procesar / Cobrar pago para finalizar el proceso.
Informes
Después de comenzar a recopilar algunas facturas, no dude en hacer clic en la pestaña Informes en el panel de WordPress. Esta área simplemente desglosa la cantidad de dinero que ha facturado, sus clientes más valiosos e incluso sus artículos de línea de mayor recaudación si vende productos.
Facturas en rodajas
Sliced Invoices es un complemento flexible, bien respaldado y fácil de usar que le permite aprovechar su sitio de WordPress para enviar cotizaciones y facturas de aspecto profesional, y recibir pagos en línea.
Facturas en rodajas viene con muchas funciones listas para usar, incluidas plantillas de facturas personalizables con los detalles y el logotipo de su empresa, envío de correo electrónico de facturas con un solo clic, plantillas de correo electrónico personalizables, configuración de impuestos flexible, elementos de línea predefinidos, informes de facturas, importación de CSV y exportar. Si necesita más, hay disponibles varias extensiones gratuitas y de pago.
El complemento gratuito Sliced Invoices proporciona todas las funciones que necesita para enviar cotizaciones y facturas y para cobrar el pago a través de PayPal o métodos de pago fuera de línea (banco, cheque, orden de pago o cualquier otra cosa). Establezca su fecha de vencimiento y Sliced Invoices enviará automáticamente recordatorios de pago en el horario que configure, ¡hasta que reciba el pago!
Las extensiones brindan características adicionales como facturas en PDF, un área de cliente segura, facturas recurrentes, facturas seguras, pasarelas de pago adicionales como Braintree y Stripe, y más. También hay integraciones disponibles para complementos populares de WordPress como WooCommerce, Contact Form 7 y Gravity Forms.
Sliced Invoices está respaldado por un gran soporte para ayudarlo en el camino. Realice la facturación a la manera de WordPress y facilite la facturación y la contabilidad.
Terminando
¿Qué otros complementos de facturación de WordPress están disponibles? Hay bastantes, solo haga una búsqueda rápida y encontrará Facturas de Sprout, Facturas en PDF y albaranes de WooCommerce, entre otros.
Es bastante simple configurar uno de estos sistemas para comenzar a rastrear clientes o productos y comenzar a enviar facturas a sus clientes. Personalmente, disfruto más del complemento WP-Invoice, pero muchos de estos complementos y herramientas son buenos para mantener todos sus módulos de finanzas en un solo lugar. Piense en cómo nunca tendría que abrir una pestaña nueva en su navegador cada vez que quisiera enviar una factura.
Háganos saber en los comentarios a continuación si tiene alguna pregunta sobre cómo enviar facturas de clientes a través de WordPress.